Verzoek namens enige inwoners van Bernheze: procedure met betrekking tot afhandeling / afloop van brieven van inwoners aan de raad, burgemeester en college van B&W.
Samenvatting:
mr. Mart Kievits, juridisch medewerker bij Rechtswinkel Bernheze, vraagt namens enige inwoners van Bernheze aandacht voor de manier waarop brieven en verzoeken aan de gemeenteraad, burgemeester en het college worden afgehandeld. In de afgelopen jaren zijn er bij de rechtswinkel regelmatig klachten van inwoners binnengekomen over het uitblijven van een inhoudelijke reactie op ingekomen brieven: vaak ontvangen inwoners alleen een standaard ontvangstbevestiging, zonder verdere informatie over de behandeling of het resultaat.
Ter illustratie noemt de schrijver positieve voorbeelden van andere gemeenten (’s-Hertogenbosch, Oss en Provinciale Staten Noord-Brabant), waar inwoners wél een afloopbericht ontvangen met informatie over de behandeling van hun brief en het genomen besluit.
Verzoek:
De schrijver vraagt het gemeentebestuur van Bernheze om voortaan op elke ingekomen brief van inwoners adequaat, correct en inwonersvriendelijk te reageren, en hen te informeren over wat er met hun brief is gebeurd. Dit draagt bij aan burgerparticipatie en vertrouwen in het bestuur.
_____________________________________________________________________________________________________________________
Aan de gemeenteraad van Gemeente Bernheze
De Misse 6
5384 BZ Heesch
Per e-mail: gemeente@bernheze.org, griffie@bernheze.org en gewone post
Heesch, 15 november 2025.
Betref: Verzoek namens enige inwoners van Bernheze
Inzake: procedure met betrekking tot afhandeling / afloop van brieven van inwoners aan de raad, burgemeester en college van B&W.
Ons kenmerk: 25.11.15/A
Uw kenmerk: nvt.
_________________________________________________________________________________________________
Geachte leden van de raad,
De afgelopen ruim drie jaren vernam ik – als medewerker van de Rechtswinkel Bernheze – van inwoners die bij ons op spreekuur kwamen, of op andere wijze, met regelmaat klachten over de niet correcte, onvolledige, weinig inwonersvriendelijke afhandeling / afloop van hun brieven die zij aan de raad en / of de burgemeester en / of het college hadden geschreven. Dit om hen op een bepaalde kwestie / belang te attenderen, met verzoeken, met suggesties, adviezen, etc. Zogeheten ‘ingekomen brieven’.
Zij klaagden er bij ons over dat zij vervolgens hierop geen enkele reactie van de raad en / of de burgemeester en / of het college mochten vernemen. In het geval dat zij een e-mail hadden gestuurd naar het algemeen e-mailadres van de gemeente, ontvingen zij slechts een geautomatiseerde standaard e-mail met hierin de mededeling dat betreffende e-mail in goede orde was ontvangen.
Vervolgens kregen deze inwoners geen enkele informatie meer wat er met hun ingekomen brief, verzoek, e-mail, etc. was gebeurd: niets over wat zij naar aanleiding van hun schrijven van de raad / de burgemeester / het college nog mochten verwachten.
Onlangs ontving ik van de griffier van de gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch onderstaande e-mail, inhoudende een afloopbericht: informatie over de behandeling / afhandeling van een door mij aan de raad van ’s-Hertogenbosch gestuurd(e) brief / verzoek.
Van: Gemeenteraad <Gemeenteraad@s-hertogenbosch.nl>
Verzonden: vrijdag 14 november 2025 13:23
Aan: ‘info@kievits-konsults.nl’ <info@kievits-konsults.nl>
Onderwerp: Besluit Raad 13 november 2025 naar aanleiding van uw ingekomen brief (veiligheidsrapport basiliek St. Jan) 23 september 2025 aan mevr. drs. xxxxx
Geachte heer Kievits,
Eerder ontving u een ontvangstbevestiging inzake uw brief aan de raad 13 november 2025 met onderwerp ‘Brief (veiligheidsrapport basiliek St.Jan) 23 september 2025 aan mevr. drs. Xxxxx. . Met deze brief informeer ik u over het besluit van de raad over de behandeling van uw brief.
De gemeenteraad heeft in de vergadering van 13 november 2025 besloten uw brief voor kennisgeving aan te nemen.
Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
Met vriendelijke groet,
drs. W.G. Amesz
griffier
Soortgelijke recente, mijns inziens, inwonersvriendelijke reactie / antwoord ontving ik van de griffier van de gemeenteraad van Oss en het college van Provinciale Staten van Noord-Brabant.
Bijvoorbeeld:
Van: xxx <xxx@oss.nl>
Verzonden: donderdag 5 december 2024 10:03
Aan: info@rechtswinkel-bernheze.nl
Onderwerp: Ontvangstbevestiging brief over voornemen invorderen last onder dwangsom
Geachte heer/mevrouw Kievits,
Uw brief van 26 november 2024, namens de heer xxxx, heb ik in goede orde ontvangen, deze is bij mij bekend onder nummer xxxxx
Deze brief zal worden geplaatst op de lijst van ingekomen stukken voor de eerstvolgende raadsvergadering van 12 december 2024.
Wat kan de gemeenteraad besluiten?
Ingekomen brieven worden alleen procedureel behandeld. De raad kan de volgende besluiten nemen over uw brief:
- brief voor kennisgeving aannemen
- brief voor beantwoording doorverwijzen naar burgemeester en wethouders
- brief voor bespreking doorverwijzen naar een commissie.
Zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering zult u vernemen wat de gemeenteraad heeft besloten.
Ik wijs erop dat alle vergaderstukken, dus ook uw brief, vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Woo). Dit betekent dat iedereen uw brief kan opvragen.
Wilt u de gemeenteraad toespreken? Neem dan contact op met de Raadsgriffie, telefoonnummer 14-0412 of mail naar Raadsgriffie@oss.nl.
De agenda van de gemeenteraad kan wijzigen als gevolg van actuele ontwikkelingen.
Daardoor kan het voorkomen dat vergaderingen moeten worden verzet of geannuleerd, soms ook op korte
termijn. Houdt u daarom de website van de gemeente Oss goed in de gaten voor de laatste wijzigingen.
Met vriendelijke groet,
Marja Donkers
Administratief Logistiek Medewerker Raadsgriffie
(0412) xxxxx
Vervolgens ontving ik van het college van Oss na korte tijd een correct afloopbericht met hierin de informatie wat er met mijn brief was gebeurd, welke actie hierop was ondernemen, door wie, etc. Zó hoort het naar mijn opvatting.
Ook de griffier van de Provinciale Staten van Noord-Brabant werkt met betrekking tot de afhandeling van ingekomen brieven correct en burgervriendelijk.
Zie bijlage.
Verzoek:
Indien ons gemeentebestuur burgerparticipatie wérkelijk serieus neemt, het gevoel bij inwoners wil wegnemen dat zij er niet tot doen, en hen het vertrouwen (wellicht terug-) geeft dat met hun brieven, verzoeken, suggesties, etc. wél iets zinnigs / nuttigs gebeurt, dan zou de raad dienen te besluiten dat op ieder schriftelijke verzoek van een inwoners, op iedere ingekomen brief, adequaat en correct wordt gereageerd en vervolgens wérkelijk worden geïnformeerd wát er met hun brief door de raad, de burgemeester en / of het college daadwerkelijk is gedaan.
Kortom, met betrekking tot ingekomen stukken een inwonersvriendelijke / professionele, correcte afhandeling.
Ik verzoek u dan ook bij dezen vriendelijk om dit te bewerkstellingen.
In afwachting van uw afloopbericht / informatie.
Hoogachtend,
mr. M.J.M. Kievits
Juridisch medewerker Rechtswinkel Bernheze
